I Comunicati Stampa sono annunci che permettono di portare a conoscenza dei giornalisti, redattori, editori o opinionisti, la nascita di una nuova attività, le novità di una già esistente, la messa in commercio di nuovi prodotti o servizi, un legame diretto con altre aziende per formare partnership, un evento organizzato o qualsiasi altra azione legata alle attività di ogni azienda.
Il Comunicato Stampa associato al mondo di Internet e quindi divulgato tramite le pagine dei Siti Web, stà prendendo molto piede in quanto tutto il processo legato appunto alla grande rete, permette di arrivare alla lettura di moltissime persone a differenza dei mezzi di comunicazione tradizionali.
Come spiegato, sfruttando Internet e i Siti che permettono la diffusione di Comunicati Stampa Gratis, il mezzo di comunicazione sotto forma di annuncio aziendale viene usato anche per altri scopi, portando dei vantaggi che vanno fuori dal principio base del Comunicato Stampa stesso.
Molte persone che conoscono e usano spesso il Web come mezzo di comunicazione, usano i CS sotto forma di messaggio promozionale, che in questo caso in gergo viene chiamato Article Marketing e per gli addetti ai lavori questa confusione voluta o non voluta, non è amata.
Essendo la Pubblicità il mezzo di comunicazione più incisivo nel commercio, che sia di beni o servizi, e che una buona riuscita di una campagna pubblicitaria, qualsiasi sia la sua forma, dipende dal ritorno di investimento (ROI), chi sfrutta le potenzialità dei Comunicati Stampa sà benissimo che sta compiendo delle azioni di Web Marketing a costo zero o quasi, il "quasi" deriva dal fatto che qualsiasi azione legata ad un qualsiasi futuro profitto ha un costo, quindi anche quando non si investe denaro ma solo del tempo, quest'ultimo è un costo, quindi avere un ritorno positivo avendo investito solo poco tempo scrivendo Comunicati Stampa è un ottima cosa.
Abbiamo visto che i Comunicati Stampa possono essere usati per ragioni SEO o di Web Marketing diverse da quelle per cui i CS sono nati, ma per scriverli bisogna seguire delle regole che non possono essere trasgredite, la più risaputa è quella delle "5W" ovvero: Chi (Who), Cosa (What), Dove (Where), Quando (When) e Perchè (Why), questa è una regola fondamentale che molti non usano ma andrebbe usata in primo luogo perchè aiuta sia il giornalista che il lettore a capire dal primo paragrafo cosa contiene la notizia e per chi scrive il Comunicato Stampa a sintetizzare il concetto e lasciar libero sfogo agli addetti ai lavori per l'approfondimento.
La seconda regola di un buon Comunicato Stampa è quella di scrivere La Notizia per quella che è, senza andare troppo nel dettaglio e stimolare il lettore, sarà poi l'addetto stampa che penserà ad arricchire l'articolo e per fare ciò ci viene in aiuto la regola delle 5W descritta pocanzi.
Quelle appena scritte sono le regole fondamentali per un Comunicato Stampa, le altre sono le stesse che vanno usate quando si scrive un articolo (Scrivere è un'Arte), tipo, usare più paragrafi e non troppo ricchi di testo, massimo due o tre righe ogniuno, evitare ripetizioni se possibile, rileggere più volte tutto il testo, questo ci aiuterà a individuare frasi che non suonano bene o errori ortografici e grammaticali, prendere in considerazione il fatto di usare gli elementi sul testo per mettere in risalto parti di esso, in pratica il Comunicato Stampa deve essere quasi perfetto per il redattore, perchè come sappiamo è un settore dove si va sempre di fretta e quindi più agevoliamo il loro lavoro e meglio sarà.
Sintetizzando quanto scritto fino ad ora, i Comunicati Stampa devono essere Brevi, Chiari e Accurati.